Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS lub Fundusz) to środki gromadzone przez określonych pracodawców na potrzeby socjalne swoich pracowników.
Przy czym należy zaznaczyć, że grupa odbiorców jest rozumiana dosyć szeroko. Uprawnieni do Funduszu mogą też być np. członkowie rodzin pracowników oraz byli pracownicy. Również zakres potrzeb socjalnych zaspakajanych z ZFŚS jest rozległy. Fundusz można przeznaczać np. na tworzenie zakładowych żłobków, zapomogi dla pracowników dotkniętych poważnym zdarzeniem losowym czy dofinansowanie wypoczynku pracowników i jego dzieci – tzw. „wczasy pod gruszą”.
Z ustawy o ZFŚS
Zasady tworzenia przez pracodawców Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określa ustawa z 14 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Do tworzenia Funduszu ustawa zobowiązuje przede wszystkim pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników obowiązek ten obejmuje pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
W powyższej ustawie ujęte są także reguły gospodarowania środkami Funduszu. Zasadniczym kryterium udzielania pomocy osobom uprawnionym jest ich sytuacja życiowa, rodzinna i materialna.
Od czego zależy wysokość Funduszu?
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych w konkretnej firmie. Z kolei kluczowym globalnym wskaźnikiem, od którego zależy wysokość Funduszu jest podstawa odpisu. Zgodnie z przepisami podstawą odpisu powinno być raportowane przez GUS przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe (dalej: przeciętne wynagrodzenie) w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, w zależności od tego, które było wyższe.
Rezerwy na ZFŚS dla byłych pracowników
Czy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się rezerwy aktuarialne? Tak, tworzy się, przy czym wbrew pozorom jest to zagadnienie wielowątkowe, a przez to wymagające głębokiego zrozumienia tematu.
Mianowicie, już na samym początku należy rozróżnić trzy sytuacje:
- bieżący odpis dla obecnie zatrudnionych pracowników,
- odpis dla przyszłych emerytów i rencistów, którzy obecnie są pracownikami,
- odpis dla byłych pracowników – emerytów i rencistów.
Jak się okazuje, każda z tych sytuacji jest od strony aktuarialnej zupełnie inna. Dla przykładu – choć może to wydawać się paradoksalne – w firmie, w której historycznie jeszcze żaden pracownik nie przeszedł na rentę lub emeryturę, może występować rezerwa na ZFŚS dla emerytów i rencistów, którą należy ująć w księgach!
Nasi aktuariusze chętnie wyjaśnią Państwu tę różnicę oraz jej wpływ na wysokość rezerw, które pojawią się w księgach.
Skomplikowana metodologia tworzenia rezerw na ZFŚS
Dodajmy, że odpisy na ZFŚS na emerytów i rencistów odpowiadają strumieniowi przyszłych przepływów pieniężnych, które przypadają w bardzo szerokim horyzoncie czasowym. To z kolei oznacza, że nie można ich po prostu „zsumować” – wymagane jest stosowanie metod matematyki aktuarialnej.
W szczególności niezbędne jest wyznaczenie zdyskontowanej wartości przepływów pieniężnych. Nie chodzi tu jedynie o zwykłe dyskontowanie. Mianowicie kluczowe jest uwzględnienie w modelu wyceny między innymi tzw. dyskonta aktuarialnego odzwierciedlającego prawdopodobieństwo śmierci w zależności od wieku i płci. Poza tym znaczenie mają także inne ważne wskaźniki oraz składowe modelu.
To wszystko wymaga bardzo specjalistycznego podejścia i bez pomocy aktuariusza zagadnienie wyznaczenia poprawnych kwot rezerw na Fundusz jest pracochłonne, czasochłonne i łatwo w nim o pomyłkę. Zaś kwoty tych rezerw zwykle stanowią istotny element bilansu.
Szeroki wachlarz demograficzny uprawnionych do Funduszu
Jako byłych pracowników rozumie się przede wszystkim emerytów i rencistów. Jednak uprawnieni do korzystania z Funduszu mogą być również członkowie ich rodzin. Wszystko zależy od wewnętrznych regulacji pracodawcy.
Oprócz tego, zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości nr 19, rezerwę na odpis na ZFŚS dla byłych pracowników tworzy się także w części dotyczącej obecnie zatrudnionych pracowników. Mimo że, jak już wcześniej zaznaczono, dla nich odpisy będę tworzone dopiero po przejściu przez nich na emeryturę lub rentę.
Fluktuacje wskaźników gospodarczych
Rezerwy na ZFŚS zależą od prognozowanych wzrostów podstawy odpisu. Natomiast na wzrosty podstawy rzutuje historyczny trend przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. O historycznych wartościach tego wskaźnika można przeczytać na naszym blogu.
Drugim istotnym czynnikiem wysokości rezerwy na ZFŚS jest stopa dyskonta. Niejednokrotnie to właśnie jej zmiany mocno wpływają na zmiany poziomu rezerw obserwowane podczas kolejnych wycen.
Powyższe nietrywialne zagadnienia demograficzne i finansowe powinny mieć odzwierciedlenie w tworzonej rezerwie na ZFŚS. To z kolei bezwzględnie wymaga wyceny z zastosowaniem metod aktuarialnych.