Pracownikowi przysługuje coroczny, nieprzerwany i płatny urlop wypoczynkowy, z którego nie może zrezygnować. Zagadnienie rezerwy na niewykorzystane urlopy należy rozpocząć od zwrócenia uwagi na art. 161 Kodeksu pracy:
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
Jednak często tak się nie dzieje – z wielu powodów. Potrzeby oraz możliwości obydwu stron (pracownika i pracodawcy) nierzadko są w kontrze. W efekcie pracownik rozpoczyna kolejny rok kalendarzowy z nową pulą dni urlopu wypoczynkowego oraz z zaległymi, niewykorzystanymi dniami urlopu.
Jakie są skutki?
Można powiedzieć, że pracownik z powodu niewykorzystania urlopu nie traci nic poza tym, że nie odpoczął od obowiązków służbowych w takim stopniu jak to przewidziano w kodeksie pracy. Ewentualne skutki raczej koncentrują się na pracodawcy.
- Przede wszystkim patrząc od strony formalnej, w takiej sytuacji przepisy kodeksu nie są realizowane w sposób optymalny. O zasadach wykorzystywania przez pracowników zaległego urlopu można przeczytać np. w poradach prawnych Państwowej Inspekcji Pracy.
- W okresie, w którym pracownik nie wykorzystał urlopu został wygenerowany przychód w związku z jego pracą. Natomiast koszt związany z zatrudnieniem tego pracownika będzie ponoszony później. Konieczne są zatem odpowiednie czynności księgowe, tak by zasada rachunkowości o współmierności kosztów i przychodów była zachowana.
Cel tworzenia rezerwy na niewykorzystane urlopy
Najpierw należy przeanalizować jakiej grupy pracowników dotyczą zaległe urlopy, jaka jest skala problemu oraz czy koszty z tytułu należnych wynagrodzeń za niewykorzystane urlopy są istotne.
Zgodnie z KSR 6 zasadniczym celem tworzenia rezerwy na niewykorzystane urlopy jest dokonanie właściwego odniesienia kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy zatrudnionych pracowników.
Czy to rzeczywiście są rezerwy?
Zwyczajowo mówimy krótko: rezerwa na niewykorzystane urlopy. Precyzyjniej brzmi: rezerwa na ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe. W rzeczywistości, zgodnie z Ustawą o rachunkowości mamy do czynienia z biernymi rozliczeniami międzyokresowymi kosztów. Mianowicie Jednostka dokonuje rozliczeń kosztów wynikających z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń pracowniczych związanych z bieżącą działalnością. Zobowiązania te trafiają do bilansu pod pozycję rezerwy na zobowiązania.
Dane potrzebne do wyceny
Według MSR 19 świadczenie z tytułu niewykorzystanych urlopów jest krótkoterminowym świadczeniem pracowniczym.
Wycena takiego świadczenia wymaga przekazania przez Jednostkę następujących informacji o poszczególnych pracownikach:
- liczba godzin lub dni niewykorzystanego urlopu,
- wynagrodzenie miesięczne brutto ustalane na zasadach jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy.
Reguły ustalania ww. wynagrodzenia precyzuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r.
Ponadto w wycenie uwzględnia się tzw. współczynnik urlopowy ustalany odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. Poza tym kalkulacja wymaga ujęcia tzw. ZUS-u pracodawcy.
