Kto powinien wyceniać rezerwy na świadczenia pracownicze?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości (dalej: UoR) obowiązek tworzenia rezerw aktuarialnych na świadczenia pracownicze co do zasady mają wszystkie podmioty, a zwolnienie przysługuje tylko nielicznym kategoriom jednostek.

Ustawowe wyłączenia w wycenie rezerw na świadczenia pracownicze (rezerw aktuarialnych)

W art. 39 ust. 6-7 UoR z wymogu tworzenia rezerw pracowniczych zwolniono następujące jednostki:

• mikro oraz małe jednostki, przy czym zwolnienie to nie obejmuje: spółek kapitałowych, komandytowo-akcyjnych i jawnych lub komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej;
• organizacje pozarządowe;
• osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego;
• stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego prowadzące działalność pożytku publicznego.

Dodatkowo zwolnione z konieczności tworzenia aktuarialnych rezerw na świadczenia pracownicze są jednostki budżetowe. Wszystkie pozostałe podmioty mają obowiązek tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze.

Rezygnacja z wyceny rezerw pracowniczych pod kontrolą?

Niektóre podmioty rezygnują z tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze, ponieważ rzetelnie ustalają, że kwota rezerwy stanowi w ich bilansie nieistotną pozycję. Decyzja wymaga jednak czujności i profesjonalnego szacowania rezerw aktuarialnych na wszystkie gwarantowane pracownikom świadczenia.

Kompleksowa wycena rezerw na świadczenia pracownicze (rezerwy na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne, nagrody jubileuszowe itp.)

Prawidłowa ocena stanu łącznych zobowiązań na świadczenia pracownicze jest dokonywana zawsze w odniesieniu do wszystkich należnych pracownikom świadczeń. Świadczenia obligatoryjne wynikają wprost z Kodeksu pracy. Są to odprawy emerytalne, odprawy rentowe, odprawy pośmiertne oraz ekwiwalent za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe. Oprócz tego kodeksowego minimum mogą funkcjonować dodatkowe świadczenia wynikające z wewnętrznych regulaminów, np. nagrody jubileuszowe, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla emerytów i rencistów itp.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na fragment art. 4 ust. 4a UoR:

Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.

Czyli błędem jest traktowanie poszczególnych składowych rezerw pracowniczych do oceny niematerialności oddzielnie. Znamiennym przykładem jest tutaj niepoprawne podejście do rezerwy na odprawy pośmiertne, która często jest celowo pomijana. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.

Regularna wycena rezerw pracowniczych

Ze względu na to, że pracownicze rezerwy aktuarialne charakteryzują się dużą dynamiką nawet przy z pozoru stabilnej sytuacji kadrowo-płacowej w jednostce, to ustalenie ich wysokości nie jest możliwe raz na zawsze. Na ogół w celu ustalenia czy rezerwy pracownicze są bilansowo nieistotne wystarczające jest szacowanie rezerw przez aktuariusza raz na 2-3 lata. W przypadku gdy są one istotne bilansowo należy wyceniać je przez aktuariusza na datę bilansową (przynajmniej raz w roku).

W jednym z poprzednich wpisów szczegółowo wyjaśniamy dlaczego rezerwy pracownicze zawsze się zmieniają.

Wycena rezerw na odprawy emerytalne rentowe, nagrody jubileuszowe itp. zgodnie ze standardami?

Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 19 (MSR 19) zaleca by przy ustalaniu rezerw na świadczenia pracownicze korzystać z usług licencjonowanego aktuariusza. To gwarantuje rzetelną wycenę przy zastosowaniu odpowiednich metod statystycznych i aktuarialnych. Końcowy raport aktuarialny prezentuje nie tylko ostateczne wyniki, ale też szereg przyjętych założeń finansowych i demograficznych. Taki dokument stanowi potwierdzenie na przykład dla audytora o poprawności wyceny rezerw pracowniczych.

Zalecenia odnośnie wyceny rezerw pracowniczych

Obowiązek tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze mają co do zasady wszystkie podmioty. Jeżeli podmiot nie jest zwolniony od tego obowiązku na mocy przepisów, to decyzja o zaniechaniu tworzenia rezerw wymaga dogłębnej oceny sytuacji.

Jeśli podmiot odstępuje od tworzenia rezerw aktuarialnych, mimo braku ustawowego zwolnienia, to powinien co 2-3 lata weryfikować rezerwy na wszystkie odroczone świadczenia pracownicze (w szczególności na często pomijane odprawy pośmiertne). Następnie na tej podstawie można oceniać czy rzeczywiście łączne rezerwy są niematerialną pozycją w bieżącym bilansie, czy może jednak jest inaczej i w związku z tym od tego momentu należy rezerwy utworzyć i co roku aktualizować korzystając z usług aktuariusza.